jak pilnować terminów płatności faktur importera
Księgowość widzi faktury, sprzedaż widzi auta. Termin płatności ucieka zwykle w miejscu, gdzie te dwa widoki się nie spotykają.
Salon kupuje nowe auta od importera na fakturę z terminem płatności. Część salonów płaci z własnych środków, część finansuje stok kredytem w banku albo w finansowaniu importera. W każdym z tych modeli spóźniona płatność kosztuje: odsetki, gorsze warunki przy kolejnej umowie, a czasem także skutki opisane w umowie dealerskiej, które warto znać zawczasu.
Gdzie termin się gubi
Faktura przychodzi z portalu importera albo mailem i trafia do księgowości. Księgowość ma kwotę i termin, ale nie wie, czy auto stoi na placu, jest sprzedane czy już wydane. Handlowiec i kierownik wiedzą, co dzieje się z autem, ale faktury zakupu zwykle nie oglądają.
Dopóki aut jest kilkanaście, ktoś trzyma to w głowie. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie lista w mailu przestaje wystarczać i pierwsze terminy mijają bez niczyjej decyzji.
Trzy daty przy każdym aucie
| data | skąd | po co |
|---|---|---|
| data faktury importera | faktura zakupu | od niej liczy się koszt finansowania |
| termin płatności | faktura zakupu | tego dnia pieniądze muszą wyjść |
| data sprzedaży i wydania | salon | w niektórych umowach finansowania stoku wyznacza wcześniejszy termin spłaty |
Trzecia data bywa pomijana. Jeśli stok jest finansowany kredytem, umowa może kazać spłacić auto w ciągu kilku dni od sprzedaży, niezależnie od terminu na fakturze. Sprawdź swoją umowę. Jeśli ma taki zapis, sprzedane auto staje się pilniejsze niż faktura z najbliższym terminem.
Jedna lista dla obu działów
Najprostsze narzędzie to lista, którą raz w tygodniu dostają księgowość i kierownik sprzedaży. Wystarczą w niej kolumny:
- auto (model, VIN albo numer magazynowy),
- numer faktury, kwota i termin płatności,
- liczba dni do terminu, a dla zaległych liczba dni po terminie,
- status auta: na placu, sprzedane, wydane.
Na liście powinny być faktury z terminem w ciągu najbliższych 14 dni oraz wszystkie zaległe. Posortuj je po dniach do terminu. Status auta obok faktury pozwala od razu zobaczyć, które płatności wynikają z umowy finansowania, a które tylko z terminu.
Test na kompletność. Weź pięć aut przyjętych w zeszłym miesiącu i sprawdź, czy przy każdym da się w minutę podać termin płatności faktury zakupu.
Jeśli trzeba szukać w mailach albo w portalu importera, lista z poprzedniego akapitu nie powstanie bez uzupełnienia danych.
Kto co robi z listą
- Księgowość planuje przelewy i zgłasza faktury, których nie da się dopasować do auta.
- Kierownik sprzedaży patrzy na auta z bliskim terminem, które wciąż stoją. To one zamrażają najwięcej pieniędzy i to przy nich decyduje się o cenie albo akcji sprzedażowej.
- Zarząd dostaje jedną liczbę: sumę faktur po terminie. Jeśli rośnie z tygodnia na tydzień, problem leży w procesie i trzeba go szukać wyżej niż przy pojedynczej fakturze.
Przypomnienie przed terminem
Lista tygodniowa wystarcza do planowania. Do pojedynczych faktur przydaje się osobne przypomnienie, na przykład tydzień przed terminem mail do księgowości z autem i kwotą, a w dniu terminu drugi mail do kierownika, jeśli płatności nie odnotowano.
Podsumowanie
Przy każdym aucie trzymaj datę faktury, termin płatności i datę sprzedaży. Raz w tygodniu wyślij obu działom jedną listę faktur z terminem w ciągu dwóch tygodni i zaległych, ze statusem auta obok. Jeśli stok jest finansowany kredytem, sprawdź, czy sprzedaż nie przyspiesza spłaty.
faktury importera w Stokpicie
Stokpit pobiera datę i termin płatności faktury z portalu importera i przypina je do auta po numerze VIN. Lista na maila i przypomnienie przed terminem to gotowe reguły.