protokół zdawczo-odbiorczy auta
Protokół wydania jest potrzebny rzadko. Wtedy, gdy jest potrzebny, zwykle chodzi o rysę, brakujący klucz albo przebieg i liczy się to, co klient podpisał w dniu wydania.
Przepisy nie narzucają jednego wzoru protokołu zdawczo-odbiorczego. Każdy salon ma własny formularz, często odziedziczony po poprzedniku albo dostarczony przez importera. Poniżej lista pól, które warto w nim mieć, niezależnie od wzoru.
Pola protokołu
| pole | po co |
|---|---|
| data i godzina wydania | od tej chwili za auto odpowiada klient |
| VIN i numer rejestracyjny | jednoznacznie wskazują auto |
| przebieg | punkt odniesienia dla gwarancji i ewentualnych sporów |
| poziom paliwa albo naładowania | częste pytanie po wydaniu |
| liczba kluczy i kart | brak klucza wychodzi zwykle po tygodniach |
| wyposażenie dodatkowe i dodatki | potwierdzenie, że zamontowano to, co jest w umowie |
| stan nadwozia i wnętrza | uwagi klienta albo zapis „bez uwag” |
| wydane dokumenty | lista tego, co klient zabrał |
| podpisy klienta i handlowca | bez nich protokół niewiele dowodzi |
Zdjęcia
Kilka zdjęć auta zrobionych przy wydaniu, z datą, mówi o stanie więcej niż rubryka „stan dobry”. Wystarczy przód, tył, oba boki, felgi i wnętrze. Zdjęcia dołącz do protokołu albo do karty auta, tak żeby dało się je znaleźć po numerze VIN.
Kopia dla klienta
Klient dostaje egzemplarz albo skan protokołu. Dzięki temu ma pod ręką listę wydanych dokumentów i kluczy, a salon nie musi odtwarzać jej z pamięci, kiedy klient zadzwoni.
Gdzie go przechowywać
Papierowy protokół w segregatorze działu sprzedaży da się znaleźć, dopóki pracuje osoba, która go tam włożyła. Skan przypięty do auta w systemie da się znaleźć zawsze, także po latach, kiedy auto wraca w rozliczeniu.
Najczęstsze braki
- protokół wypełniony, ale niepodpisany przez klienta,
- przebieg wpisany z dokumentów zamiast odczytany z licznika,
- „bez uwag” przy aucie, które miało zgłoszoną naprawę przed wydaniem,
- brak protokołu przy autach wydanych w pośpiechu pod koniec miesiąca.
Podsumowanie
Protokół zawiera datę, VIN, przebieg, paliwo, klucze, dodatki, stan auta, wydane dokumenty i dwa podpisy. Do niego dołącz kilka zdjęć. Skan trzymaj przy aucie, a klientowi daj kopię.
protokoły w Stokpicie
Dokumenty, w tym protokół i zdjęcia, są przypięte do karty auta. Reguła powiadamia kierownika, gdy auto zmieniło status na wydane, a protokołu nie ma.